La Fondation La Fondation du CHEO (la « Fondation ») recueille, gère et distribue des fonds pour soutenir le CHEO (l’« hôpital »). La Fondation recueille des fonds en sollicitant des dons, en recevant des dons planifiés, des legs et des subventions, et en organisant des événements spéciaux et des loteries. Les fonds recueillis par la Fondation sont utilisés pour : financer la recherche, acheter de nouveaux équipements, améliorer la nature pédiatrique de l’hôpital, former le personnel et aider les familles en situation de crise.
Engagement en matière de confidentialité des informations personnelles La Fondation s’engage à protéger la vie privée de ses donateurs et de ses donateurs potentiels. Cette politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») est conçue pour être conforme à la législation applicable, ainsi qu’aux lignes directrices établies pour les organismes de bienfaisance, y compris la Charte des droits du donateur et le Code d’éthique et de responsabilité financière de la Fondation, qui sont disponibles sur le site Web de la Fondation ou en contactant l’agent de protection de la vie privée de la Fondation du CHEO.
Cette politique peut être mise à jour de temps à autre avec des mises à jour approuvées par le Conseil d’administration de la Fondation pour refléter les développements dans nos pratiques, les nouvelles technologies ou la loi. Les mises à jour seront disponibles de la même façon que la politique.
Informations personnelles Les informations personnelles sont toutes les informations qui peuvent être utilisées pour distinguer, identifier ou contacter une personne spécifique. Ces informations peuvent inclure les opinions ou les croyances d’une personne, ainsi que des faits la concernant ou s’y rapportant. Les coordonnées professionnelles et certaines informations accessibles au public, telles que les noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques publics, ne sont pas considérées comme des informations personnelles.
Responsabilité La Fondation est responsable de toutes les informations personnelles dont elle a la garde ou le contrôle, y compris les informations qu’elle peut transférer à un tiers en vue de leur traitement. Le responsable de la protection de la vie privée peut déléguer à d’autres employés les responsabilités quotidiennes liées à l’administration de la présente politique, mais il reste responsable du traitement des informations personnelles par la Fondation. Le responsable de la protection de la vie privée peut être contacté à l’adresse suivante
Fondation du CHEO 415, chemin Smyth Ottawa, ON K1H 8M8 Téléphone : 613 737-2780 ou 1-800-561-5638 Courriel : privacyofficer@cheofoundation.com
La Fondation est responsable des renseignements personnels envoyés à des tiers pour traitement au nom de la Fondation ou à des fournisseurs de services qui offrent des services à la Fondation. La Fondation exige de ces tiers qu’ils n’utilisent les informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles elles leur ont été fournies et qu’ils protègent la sécurité des informations personnelles conformément aux lois sur la protection de la vie privée.
Finalités de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles La Fondation ne recueille et n’utilise les informations personnelles des donateurs qu’aux fins suivantes :
• Traiter les dons et délivrer des reçus fiscaux; • Tenir les donateurs informés des activités de l’hôpital et de la Fondation; • Demander aux personnes et aux organisations de soutenir la mission de la Fondation, qui est d’améliorer la santé des enfants; • Traiter les commandes de produits promotionnels, de billets de loterie et d’événements spéciaux de collecte de fonds et fournir les produits et services achetés; • Pour envoyer un accusé de réception au destinataire désigné d’un don in memoriam ou in-honour; • À des fins d’analyse interne pour aider la Fondation à planifier ses futures activités de collecte de fonds.
Lorsqu’elle contacte les donateurs, la Fondation respecte les préférences qu’ils expriment sur des questions telles que la méthode et la fréquence des sollicitations et la reconnaissance publique des dons.
Les personnes qui recueillent des informations personnelles au nom de la Fondation seront en mesure d’identifier le but dans lequel ces informations sont collectées. Si les informations doivent être utilisées dans un but qui n’a pas été préalablement identifié, la Fondation indiquera ce but avant l’utilisation et donnera aux personnes concernées la possibilité de refuser cette activité.
Consentement Sauf autorisation ou obligation légale contraire, la Fondation ne recueille, n’utilise et ne divulgue des informations personnelles qu’avec le consentement de la personne concernée.
Pour obtenir ce consentement, la Fondation informera la personne, oralement ou par écrit, des objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des informations personnelles. Lorsqu’une personne fait un don, il lui est demandé de consentir à l’utilisation de ses données personnelles aux fins énoncées dans la présente politique. La Fondation demandera ce consentement soit au moment de la collecte des informations, soit après la collecte mais avant l’utilisation des informations.
Une personne peut à tout moment retirer son consentement à l’utilisation de ses données personnelles à quelque fin que ce soit en contactant la Fondation à l’adresse indiquée ci-dessus. La Fondation expliquera les conséquences du retrait du consentement. Veuillez nous accorder un délai raisonnable pour traiter toute demande de retrait de consentement.
Consentement à la collecte d’informations sur le site Web Les dons à la Fondation peuvent être effectués via le site Web. De même, les personnes peuvent s’inscrire à des services ou commander des biens par l’intermédiaire du site Web. Toute information personnelle fournie par une personne sur le site Web sera traitée conformément à la présente politique. Les informations relatives aux cartes de crédit sont traitées via une session sécurisée par le protocole SSL (Secure Sockets Layer).
En outre, le site Web utilise des cookies, de petites quantités de données qui sont transférées au navigateur de l’utilisateur. Les cookies sont utilisés pour adapter le site aux intérêts d’une personne ou pour conserver des informations personnelles, telles qu’un mot de passe pour la prochaine visite. Un utilisateur peut configurer son navigateur pour qu’il n’accepte pas les cookies tout en continuant à accéder au site web. Le site Web recueille également des informations non personnelles qui sont utilisées à des fins d’administration du système et pour la mise à jour.
Exactitude La Fondation veille à ce que les informations personnelles qu’elle utilise soient exactes et à jour. Veuillez nous aider en nous informant de toute inexactitude que vous constatez et nous apporterons les corrections appropriées.
Limitation de la divulgation et de la conservation des informations personnelles La Fondation limite la collecte d’informations personnelles à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont collectées.
La Fondation ne vend pas, ne troque pas, ne loue pas les listes de donateurs.
Seuls les employés, les bénévoles autorisés et les agents qui ont besoin d’en connaître pour les besoins de la Fondation ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement ont accès aux informations personnelles.
La Fondation ne conserve les informations personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire aux fins spécifiées. Sous réserve d’autres exigences légales en matière de conservation des informations, la Fondation ne conserve les informations personnelles d’un donateur qu’aussi longtemps que la relation entre les deux personnes est maintenue et entretenue.
Sauvegarde La Fondation protège les informations personnelles contre des risques tels que la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, la modification et la destruction en utilisant des mesures de sécurité appropriées. La Fondation s’engage à protéger les informations quel que soit le format dans lequel elles sont conservées.
Les employés de la Fondation, les bénévoles autorisés et les agents ayant accès aux informations personnelles sont tenus de respecter la confidentialité de ces informations en signant un accord de confidentialité, en participant à une formation sur la protection de la vie privée et en mettant en œuvre des méthodes de protection qui incluent :
1. des mesures physiques telles que le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux; 2. des mesures organisationnelles telles que la limitation de l’accès aux informations selon le principe du « besoin de savoir »; 3. des mesures technologiques telles que les mots de passe, le cryptage et les audits.
Accès à l’information Sur demande, la Fondation informera une personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses informations personnelles. Les demandes peuvent être adressées au responsable de la protection de la vie privée. Sur réception d’une demande, la Fondation peut exiger des informations suffisantes pour confirmer l’identité d’une personne avant de divulguer des informations personnelles. À la réception d’une demande, la Fondation divulguera :
• si elle détient ou non des informations personnelles sur la personne concernée; • la source des informations; et • le nom des tiers auxquels les informations ont été divulguées.
La Fondation permettra également à la personne concernée de consulter les informations ou d’en recevoir des copies. Dans certaines circonstances, la Fondation ne peut pas donner accès à toutes les informations demandées. Il s’agit notamment d’informations concernant des tiers et d’informations qui ne peuvent être divulguées pour des raisons juridiques ou de sécurité. La Fondation expliquera son incapacité à fournir l’accès aux informations dans ces circonstances.
Sous réserve de la législation applicable, la Fondation s’efforcera de fournir ces informations dans les 30 jours suivant la réception de la demande. La Fondation peut demander une prolongation de ce délai dans la mesure où la loi le permet.
La Fondation corrigera ou modifiera toute information personnelle qui s’avère inexacte ou incomplète.
Questions et plaintes Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques de la Fondation en matière de traitement des renseignements ou pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de la Fondation du CHEO.
La Fondation enquêtera sur toutes les plaintes et prendra les mesures qui s’imposent à la suite des résultats de l’enquête.